Automatisieren von Office Dokumenten

27 August 2010
Andreas Heizmann

Automatisierte Dokumente? Nein, damit wird nicht etwa der Arbeitsplatz der Sekretärin weg rationalisiert, sondern das tägliche Arbeiten mit Dokumenten erleichtert und optimiert.

Der Umgang mit den Office Programmen ist heute in der Büro- und Arbeitswelt fest verankert. Nur wenige Unternehmen kommen heute noch ohne Word, Excel, Outlook und Co. aus. Office ist längst der Standard für Unternehmenssoftware und bietet doch weit mehr als die Möglichkeit, Briefe und E-Mails zu schreiben.

Dieser Artikel soll jedoch keine Werbung für Microsoft Produkte sein, sondern einen kurzen Überblick geben, was es mit automatisierten Dokumenten auf sich hat und welche Vorteile diese bieten.

Ein automatisiertes Dokument ist ein Dokument, welches außer den Nutzereingaben noch zusätzliche Logik enthält. Diese Logik bietet speziell für das Dokument erstellte Funktionen, welche dem User während der Bearbeitung des Dokuments zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel:

Herr Müller ist Controller und erstellt einmal im Monat für seinen Vorgesetzten einen Report. Dieser zeigt die aktuellen Umsätze der einzelnen Mitarbeiter. Für diesen Report musste er bisher die Daten der Umsätze aus seinem Programm kopieren, in ein Excel Dokument einfügen und grafisch aufbereiten. Bei diesen Arbeitsschritten sind Fehler oft vorprogrammiert, schnell vergisst man eine Zahl zu kopieren welches das Ergebnis des Reports verfälscht, die Konzequenzen sind verheerend.

Es geht aber auch anders:

Das Kopieren, Einfügen und grafisch Aufbereiten übernimmt ihm heute ein automatisiertes Excel-Dokument. Es kopiert automatisch die Umsätze des letzten Monats in das Dokument, teilt diese den jeweiligen Mitarbeitern zu und zeichnet ein passendes Diagramm. Durch diesen automatisierten Prozess werden Fehler minimiert und der Arbeitsprozess beschleunigt.

Die Vorteile im Überblick:

  • Durch Dokumentenautomatisierung mit Office entfallen Schulungskosten des Personals für umfangreiche Systeme wie z.B. SAP, denn die Benutzer kennen die Programme und haben Erfahrungen in der Anwendung.
  • Es werden nur Funktionen angeboten die für das Dokument relevant sind, damit bleiben sie übersichtlich und der Benutzer wird nicht überfordert.
  • Die Automatisierung kann als Schnittstelle zwischen den Programmen eingesetzt werden.
  • Dokumente können durch Datenaustausch stets aktuell bleiben.
  • Es ist keine Server-Verbindung nötig.
  • Fehlerquellen durch manuelle Kopiervorgänge werden minimiert
  • Der Arbeitsprozess wird deutlich beschleunigt