Softwareanwendung zur Dokumentenverwaltung

24 Februar 2012
Andreas Heizmann

Bei der Entwicklung von Anwendungen und Produkten jeglicher Art entstehen zwangsläufig Dokumente. Zu Beginn Dokumente die Anforderungen beschreiben und bei Abnahme Dokumente die diese Anforderungen testen und bestätigen.

Dazwischen gibt es dann je nach Prozess und Größe des Produkts dann noch viele weitere Dokumente und alle stehen irgendwie letztlich in Beziehung zu einander.

Um hier nicht schnell die Übersicht zu verlieren werden Einträge in Dokumenten nummeriert und mit IDs versehen. Zwischen diesen können dann Verknüpfungen entstehen, z.B. kann ein Testfall in einem Abnahmetestdokument ein oder mehrere Anforderungen bestätigen. Dies wird dann sowohl im Dokument der Anforderung wie auch im Abnahmetestdokument eingetragen.

So weit, so gut. Bis sich Anforderungen oder Testfälle ändern. Dann muss man mühevoll alle beteiligten Dokumente aktualisieren. Vergisst man ein Dokument, entstehen Einträge ohne Zuordnung. Ein weiteres Problem ist die Handhabung, will man von Dokument A auf einen Eintrag in Dokument B verweisen so muss man sich zunächst die passende ID aus B besorgen. Man wechselt also ständig hin und her. Und hat man dazu alle Dokumente auch noch unter Versionskontrolle wird es nochmal umständlicher.

Mit genau diesen Problemen war einer unserer Kunden aus dem Umfeld der Medizintechnik konfrontiert. Dazu muss man erwähnen, dass hier die Richtlinien für die Produktvalidierung noch um einiges strenger sind und eine Entwicklungsdokumentation von Anfang bis Ende nach genau vorgegeben Regeln verfasst und validiert sein muss. Wichtig ist dabei die Nachvollziehbarkeit (engl. Traceability).

Da die Dokumente mit den Office Produkten von Microsoft erstellt und bearbeitet werden lag hier die Unterstützung durch ein Office Add-In sehr nahe. Klar, es gab auch schon damals ALM Lösungen bei denen man auf Word, Excel und Co. verzichtet, dass kam hier jedoch nicht in Frage. Es ging prinzipiell darum den Benutzter bei der täglichen Arbeit gezielt unter die Arme zu greifen.

Entstanden aus der Idee ist letztlich eine Anwendung die direkt in Office integriert sehr viele nützliche Features bietet. Es werden strukturelle Fehler in Dokumenten erkannt. Es können Verweise mit einem Klick gezielt eingefügt und überprüft werden. Außerdem erlaubt die Add-In Lösung das aktive Dokument aus der Versionskontrolle schnell ein und aus zu checken. Verweise können automatisch erneuert werden. Damit zeigen Hyperlinks immer auf die aktuelle Version eines Dokuments. Zuletzt kann auch noch automatisch eine Nachvollziehbarkeits-Matrix erstellt werden. Also eine Tabelle die genau aufzeigt ob auch wirklich alle Anforderungen mit entsprechenden Testfällen bestätigt sind.