Outlook-Offlinedatendatei (OST) an anderen Speicherort auslagern

08 Juni 2015
Mario Grätz

Ich möchte hier kurz beschreiben, wie es möglich ist die Outlook-Offlinedatendateien an einen anderen Speicherort (anderer Ordner oder andere lokale Festplatte) auszulagern. Die OST-Datei ist eine synchronisierte Kopie der Outlook-Elemente und wird in einem versteckten Ordner (C:\Users\<Username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook) angelegt. Diese Datei wird angelegt, wenn man bei einem Microsoft-Exchange Konto die Offlineunterstützung oder den Exchange-Cache-Modus verwendet.

Es gibt verschiedene Beweggründe, warum man die OST-Datei auslagern möchte. Zum einen um Festplattenspeicherplatz von der lokalen C: Partition freizugeben (Default Speicherort für Outlook-Offlinedatendateien) oder um sie einfacher wiederzufinden für Backup- und Restore-Zwecke.

Die alte Datendatei muss nicht vorher an den neuen Speicherort kopiert werden, da sie hier automatisch neu erstellt wird, sobald Outlook das erste Mal gestartet wird. Sie können die alte Datendatei aber an einen neuen Ort kopieren und dann im betreffenden Schritt auswählen, um die Downloadzeit der zu erstellenden Outlook-Elemente einzusparen.

Als erstes MUSS Outlook beendet werden, damit sichergestellt ist, dass die Änderungen beim nächsten Zugriff auf Outlook übernommen werden. Ist Outlook geschlossen, gehen Sie in die Systemsteuerung und geben ins Suchfeld „E-Mail“ (ohne Anführungszeichen) ein und klicken sie in der Ergebnisliste den Eintrag „E-Mail“. Dies ist der einfachste Weg, da der Ort an dem die E-Mail Einstellungen zu finden sind von Betriebssystem und eingesetzter Outlook Version unterschiedlich sind. Im sich öffnenden Fenster klicken Sie auf „Profile anzeigen…“ und wählen das Profil aus welches mit dem Exchange Konto verbunden ist. Nun klicken Sie den Button „Eigenschaften“ und dann in dem neuen Fenster den Button „Datendateien…“. Wählen Sie das Konto aus, bei welchem die Datendatei ausgelagert werden soll und klicken Sie dann auf „Einstellungen“. Wechseln sie in dem sich öffnenden Fenster in den Reiter „Erweitert“ und nehmen Sie den Hacken bei „Exchange-Cache-Modus verwenden“ raus. Dies ist entscheidend, da sonst das weitere Vorgehen scheitert! Später benötigte Buttons sind ausgegraut wenn der Hacken nicht entfernt wurde! Klicken Sie dann auf „OK“. Es wird eine Meldung angezeigt, dass die Änderungen beim nächsten Start von Outlook übernommen werden. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ok“. Nun klicken Sie erneut auf „Einstellungen“ und wechseln wieder in den Reiter „Erweitert“. Klicken Sie nun den Button „Outlook-Datendateieinstellungen“ und dann im sich öffnenden Fenster auf Offlineverwendung sperren (Dieser Button ist ausgegraut wenn sie den Hacken bei „Exchange-Cache-Modus verwenden“ nicht herausgenommen haben). Es öffnet sich ein Dialogfeld, klicken Sie hier „Ja“. Öffnen Sie nochmals die „Outlook-Datendateieinstellungen“. Der Button „Durchsuchen“ sollte jetzt nicht mehr ausgegraut sein. Klicken Sie den Button „Durchsuchen“ und wählen Sie hier den neuen Speicherort Ihrer Outlook-Datendatei aus. Hier können Sie jetzt aus den zwei folgenden Szenarien wählen:

Neue Datendatei erstellen: Sie wählen den neuen Ordner aus, in dem die Datendatei gespeichert werden soll und klicken dann auf „Öffnen“.

Oder alte Datendatei verschieben: Sie haben vorher schon eine Kopie Ihrer Datendatei an einen neuen Speicherort verschoben. Navigieren Sie im „Durchsuchen“-Dialog zu dieser Datei und wählen Sie diese aus. Klicken Sie nun auf „Öffnen“.

Klicken Sie auf „Ok“. Nun können Sie den Hacken bei „Exchange-Cache-Modus verwenden“ wieder setzen und dann auch hier „Ok“ klicken. Schließen Sie die Dialogfenster „Kontoeinstellungen“ und „Mail-Setup“ mit dem „Schließen“-Button. Nun klicken Sie noch im E-Mail-Dialogfenster auf „Ok“. Bitte beachten Sie, dass durch das erneute Erstellen der Datendatei an einem anderen Speicherort die alte Datendatei nicht gelöscht wird! Das müssen Sie noch händisch erledigen, um neuen Festplattenspeicher freizugeben.